PRIVACY POLICY Levanto

(Versie 1.1 - 2019) 

 

Levanto vzw  
Maatschappelijke zetel: Clara Snellingsstraat 47 - 2100 Deurne  
Ondernemingsnummer: 0440.644.670  

Sociale werkplaats Levanto-Fixit vzw 
Maatschappelijke zetel: Clara Snellingsstraat 47 – 2100 Deurne 
Ondernemingsnummer: 0476.914.158 

Levanto Bouw “CVBA met een sociaal oogmerk” 
Maatschappelijke zetel: Clara Snellingsstraat 47 – 2100 Deurne 
Ondernemingsnummer: 0635.982.577 

Levanto Diensten “CVBA met een sociaal oogmerk”    
Maatschappelijke zetel: Clara Snellingsstraat 47 – 2100 Deurne 
Ondernemingsnummer: 0636.767.584 

Allen rechtsgeldig vertegenwoordigd door dhr. Jan Bal in de hoedanigheid van algemeen directeur. 

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere personeelsleden, sollicitanten, huidige en vroegere deelnemers aan door ons georganiseerde opleidingen en coachingstrajecten, huidige en vroegere vrijwilligers, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers. 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Daarbij respecteren we deze wetten1:  

  • de Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Privacywet) en  
  • de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).  

Wij garanderen dat uw persoonsgegevens: 

  • verwerkt worden op een wijze die rechtmatig, behoorlijk en transparant is; 
  • voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld; 
  • toereikend zijn, ter zake dienend zijn en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt; 
  • worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is; 
  • door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen een passende beveiliging van de persoonsgegevens wordt gewaarborgd, en dat de persoonsgegevens onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging. 

Daarnaast zullen wij: 

  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; 
  • u op de hoogte brengen van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wijzen en deze respecteren. 

 

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens? 

Uw persoonsgegevens worden door Levanto verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden : 

  • de selectie en aanwerving van personeel (vast en tijdelijk); 
  • het beheer van de werfreserve; 
  • de personeelsadministratie; 
  • het beheer van de gegevens van tijdelijke medewerkers die niet op onze payroll staan (IBO, Artikel 60 en uitzendkrachten); 
  • het beheer van de gegevens van arbeidszorgmedewerkers; 
  • marketingdoeleinden en marktonderzoek; 
  • klantenbeheer en public relations, o.a. het versturen van elektronische nieuwsbrieven; 
  • arbeidsbemiddeling en coaching op de werkvloer; 
  • verzorgen van opleidingen en de bijhorende cursistenadministratie; 
  • om te melden aan onze opdrachtgevers en aan de overheid; 
  • voor het bekomen van subsidiëring door de overheid; 
  • voor onze eigen werking (cijfers, communicatie, etc.). 

We garanderen dat wij uw gegevens niet voor andere redenen gebruiken.  

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming terug te trekken. 

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken : 

  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres 
  • Privé contactgegevens: telefoonnummer, e-mail adres 
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer 
  • Rijksregisternummer 
  • Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats, geslacht/gender, nationaliteit, afkomst 
  • Burgerlijke staat en de samenstelling van uw gezin 
  • Interesses  
  • Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, verzekeringen, etc.) 
  • Opleiding en vorming, getuigschriften, attesten en diploma’s 
  • Referenties van vorige jobs 
  • Uw cv en uw werkverleden 
  • Uw gebruik van tabak en alcohol 
  • Wat u doet van sport 
  • Medische en psychische informatie 
  • Aanwezigheden 
  • Evaluatieverslagen 
  • Uw klantnummer bij de VDAB 
  • Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, etc.) 

 

Het register van verwerkingsactiviteiten  

De verwerkingsverantwoordelijke heeft een register van verwerkingsactiviteiten opgesteld, waar de volgende elementen gedetailleerd in worden omschreven per dienstverlening:  

  1. Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?  
  2. Wie kan deze persoonsgegevens ontvangen (intern/extern)?  
  3. Hoe lang worden de persoonsgegevens bewaard?  
  4. Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd?  
  5. Worden de persoonsgegevens buiten België verwerkt?  
  6. Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens (intern/extern)?  
  7. De verwerkingsdoeleinden  

Heeft u vragen die binnen dit kader vallen en niet verduidelijkt worden in deze Policy, vragen wij u contact op te nemen met privacy@levanto.be

 

Van wie krijgen wij uw persoonsgegevens?  

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk, telefonisch, e-mail).   

Soms vragen we ook anderen om gegevens over u: 

  • organisaties die jou naar ons sturen; 
  • anderen, zoals je vorige werkgever, mensen die jou goed kennen, juridische organisaties; 
  • organisaties die ons een opdracht geven: de VDAB, diensten van de overheid; 

We verzamelen gegevens: 

  • via telefoon; 
  • via e-mail of post; 
  • via een contactformulier op de website; 
  • via digitale databestanden, zoals Office 365; 
  • via gesprekken en overleg; 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. 

 

Hoe verwerken wij uw persoonsgegevens?  

  • Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen: 
  • als u toestemming geeft om uw gegevens te verwerken; 
  • om een overeenkomst met u te respecteren; 
  • omdat u graag een overeenkomst met ons wilt afsluiten; 
  • omdat we de regels van de arbeidswet moeten respecteren; 
  • om uw rechten te respecteren; 
  • om onze rechten te verdedigen; 
    of 
    om de rechten te verdedigen van een andere organisatie die uw gegevens krijgt (dat geldt niet als uw recht op bescherming van uw gegevens belangrijker is).  

We gaan extra discreet om met intieme gegevens, bijvoorbeeld over afkomst, religie, politieke ideeën, juridische informatie, medische informatie. Die verwerken we alleen: 

  • als u akkoord gaat; 
  • als het gegevens zijn die u zelf openbaar hebt gemaakt; 
  • als het écht nodig is: 
    • om u goed te helpen (bijvoorbeeld voor je gezondheid, voor sociale hulp, voor andere behandelingen); 
    • om u of anderen te beschermen; 
    • om uw rechten (of die van anderen) te respecteren, bijvoorbeeld het arbeidsrecht, het recht op sociale zekerheid, het recht op sociale bescherming, etc.); 
    • om andere ernstige redenen. 

 

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden - verwerkers 

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor: 

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider); 
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting); 
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat; 
  • De tijdsregistratie van onze werknemers; 
  • Het beheer van de GSM-abonnementen van onze werknemers; 
  • Het verzekeren van onze werknemers, cursisten en vrijwilligers; 
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen; 

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. 

Aan deze derden worden dezelfde verplichtingen betreffende gegevensbescherming opgelegd als diegenen die uit deze Privacy Policy voortvloeien, in het bijzonder o.a. de verplichting om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen t.a.v. de verwerking van de persoonsgegevens. De verwerkingsverantwoordelijke verbindt de derden hier contractueel toe. 

 

Verstrekking aan derden - ontvangers 

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:  

  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld) 
    • Vaste partners van Levanto zijn o.a. Groep Intro, SBS, WEB Turnhout, Risesmart Employability; 
  • Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties, sociale zekerheidsinstanties, etc.) 
  • Externe opleiders of trainers 

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen zodat dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. 

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.  

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. 

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.   

 

Bewaartermijn 

Levanto bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding en subsidies).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. Persoonsgegevens die we wettelijk niet meer hoeven te bewaren verwijderen wij binnen het jaar uit ons systeem.  

 

Beveiliging van de gegevens 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking en onrechtmatige verwerking. 

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen: 

  • Alle personen die namens Levanto van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan; 
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; 
  • We controleren automatisch verdachte acties met betrekking tot gebruikersidentiteiten via een Identity Protection systeem; 
  • Wij maken gebruik van een Geïntegreerd Endpoint Protection Platform (EPP) 
  • Wij maken gebruik van Next Gen. Application Firewalls met DMZ & IPS op al onze eindpunten; 
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig; 
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.  Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid; 
  • Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren; 
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen. 

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden. 

 

Uw rechten omtrent uw gegevens 

  • U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben; 
  • U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn; 
  • U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is; 
  • U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen; 
  • Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails); 
  • Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u, direct aan een andere partij.  

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.  U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website: www.levanto.be/contact  

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Stuur ons daarvoor een kopie van uw identiteitskaart of een ander identiteitsbewijs. Zo kunnen we controleren dat u ons een vraag stuurt.  

Wil u geen kopie van je identiteitskaart opsturen? Maak dan een afspraak om persoonlijk langs te komen. 

De verwerkingsverantwoordelijke garandeert binnen 1 maand, na ontvangst van het verzoek, de aanvraag te beantwoorden. Dit conform de verplichtingen in artikel 12 punt 3 van de GDPR. 

 

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via volgende gegevens: 

Levanto VZW  
Clara Snellingsstraat 47 
2100 Deurne 
03/360.38.50 
privacy@levanto.be 

U heeft conform artikel 77 van de GDPR het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, indien u meent dat uw persoonsgegevens niet conform de GDPR beveiligd en/of verwerkt worden door de verwerkingsverantwoordelijke: 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) 
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel 
commission@privacycommission.be 

 

Wijzigingen aan onze privacyverklaring  

Levanto kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 18/10/2019. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail (privacy@levanto.be) als u deze wilt raadplegen. 

Als Levanto  zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens: 

Levanto  
Clara Snellingsstraat 47 
2100 Deurne 
03/360.38.50 
privacy@levanto.be